Kota Pariaman – Dalam rangka mengoptimalkan tata kelola administrasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja organisasi pemerintahan, Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kota Pariaman menggagas inovasi dengan melaksanakan Administrasi Rapat Elektronik atau “ADAT ETNIK”.
Menurut Kepala Kantor Kesbangpol Kota Pariaman, A. Nusirwan, munculnya ide inovasi ini tidak terlepas dari kondisi pengelolaan administrasi rapat selama ini yang belum optimal dan cendrung kurang efektif dan efisien.
“Hal tersebut terlihat dari penyusunan administrasi rapat yang masih dilakukan secara manual mulai dari perencanaan rapat, pelaksanaan rapat, hingga pengarsipan masih dilakukan tanpa sentuhan sistem elektronik.” Ujarnya
“Akibatnya, seringkali terjadi kelalaian pencatatan agenda rapat akibat perubahan jadwal yang tak terduga, arsip atau data rapat yang sering tercecer dan hilang, serta kesulitan/membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dan mengakses data rapat.” Katanya
Padahal, Kantor Kesbangpol memiliki fungsi utama melaksanakan koordinasi dengan intensitas rapat yang cukup sering dengan berbagai pihak sehingga cukup memperlambat pelaksanaan kinerja, tuturnya.
Oleh sebab itu, untuk meningkatkan Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kota Pariaman memiliki inisatif untuk membuat sistem agenda kegiatan secara elektronik dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Acces sebagai data base.
Dengan adanya Microsoft Acces ini dapat membantu penyimpanan data rapat kedalam sistem database sehingga data rapat dapat terkelola dengan baik.
Melalui inovasi ADAT ETNIK dengan memanfaatkan Microsoft Acces ini, segala pencatatan dan pengarsipan kegiatan rapat dapat terkelola dengan baik dan dapat diakses kapanpun.
Disamping itu melalui sistim ini akan memudahkan dalam pencarian data-data rapat yang diinginkan yang sudah atau akan dilaksanakan bisa tertata rapi dan mudah untuk dicari, sehingga dapat membantu mempermudah pekerjaan staf dalam bidang pengarsipan dan pengelolaan agenda kegiatan.
Pegawai yang bersangkutan juga bisa melakukan perubahan terhadap data jika ada perubahan dalam kegiatan yang akan dihadiri, sehingga memudahkan informasi antara sesama pegawai.
Nusirwan mengatakan “inovasi ini memiliki manfaat diantaranya penyusunan agenda kegiatan pada Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpol) Kota Pariaman lebih tertata dan rapi, tidak terjadinya kelalaian dalam pencatatan agenda kegiatan, dan mempermudah berbagi informasi perihal kegiatan kantor antar pegawai, sehingga akan mengoptimalkan pelaksanaan fungsi koordinasi dan kinerja organisasi secara efektif dan efisien. (F)